Zarządzanie czasem i priorytetami

Najważniejsze zagadnienia:

- Skuteczne formułowanie celów dla siebie i swojego zespołu
- Systematyka i specyfika zarządzania i controllingu priorytetów
- Najczęstsze przeszkody w zarządzaniu sobą w czasie
- Spotkania a oszczędność czasu- techniki prowadzenia efektywnych zebrań
- Delegowanie zadań a rola menedżera
- Skuteczne zarządzanie stresem w czasie – metody „NA CITO”

Cel warsztatów
- Podczas zajęć będą mieli Państwo okazję pod okiem profesjonalnego trenera oraz przy użyciu wypróbowanych metod i technik doskonalić swoje indywidualne formułowanie, planowanie i zarządzanie priorytetami i czasem poparte własną organizacją pracy.
- Analiza własnego stylu pracy pozwoli Państwu zidentyfikować swoje silne i słabe strony w codziennym wypełnianiu zadań zarówno w ujęciu krótko i długoterminowym.
- W programie tych warsztatów znajdą się także strategie efektywnej współpracy z pracownikami, techniki prowadzenia efektywnych spotkań uwzględniając najczęstsze przeszkody w zarządzaniu sobą w czasie. Wszystkie zagadnienia praktyczne i teoretyczne będą Państwo mogli przeanalizować podczas ćwiczeń a kwestie indywidualne omówić osobiście z trenerem.
- Dodatkowo podczas zajęć poznają Państwo metody antystresowe „NA CITO”, które pomogą Państwu natychmiast opanowywać stres będący wielokrotnie wynikiem niewłaściwej organizacji pracy.

Korzyści jakie uzyskają Państwo dzięki uczestnictwu
- Udoskonalą Państwo praktyczne zastosowanie metod zarządzania czasem i zadaniami tak, aby lepiej i efektywniej wykonywać swoje zawodowe obowiązki Poprawią organizację pracy poprzez wykorzystanie konkretnych metod i narzędzi podwyższających oszczędność czasu
- Państwa spotkania ze współpracownikami będą prowadzone rzeczowo i efektywnie
- Zadania i cele firmy będę realizowane znacznie szybciej dzięki podwyższeniu jakości organizacji pracy
- Udoskonalą Państwo wykorzystanie technik zapobiegania powstawaniu „złodziei czasu”
- Zwiększą precyzowanie celów firmy i własnych oczekiwań co posłuży zwiększeniu jasności komunikacji wewnętrznej w firmie
- Zminimalizują Państwo pułapki zaległości, barier czasowych, odkładania spraw na później dzięki poznaniu praktycznych metod pomagających w lepszej organizacji
- Udoskonalą sposoby radzenia sobie ze stresem jako efektem złej organizacji czasu i zadań- metody „na cito”

Warsztaty interaktywne:
Weźmiecie Państwo udział w zajęciach opartych w 80% na interaktywnych ćwiczeniach!
- Mini-prezentacje
- Ćwiczenia indywidualne
- Praca w grupach
- Dyskusje
- Testy

Program:

Najlepsze praktyki i wzorce w zarządzaniu czasem i priorytetami

• Cele firmy, menedżera i poszczególnych pracowników
• Zarządzanie czasem poprzez cele
• Ustanawianie celów w szerszym kontekście firmy i własnych celów życiowych – kompatybilność celów, a czas
• Jak przejąć kontrolę nad swoją pracą i zdefiniować własne oczekiwania i wymagania

Ćwiczenia:

• Analiza indywidualnych celów, praca na wybranych przykładach
• Symulacje rozmów planujących z pracownikami, planowanie zgodnie z Celami Firmy
• Opcjonalnie: Test ról M.Belbina

Proces wytyczania celów i priorytetów

• Definiowanie celów – warunki poprawnie sformułowanego celu
• Jakie cechy powinny charakteryzować zamierzone cele
• Na co należy zwrócić uwagę przy formułowaniu swoich celów
• Pisemne ustalanie celów – dlaczego pisemne planowanie jest skuteczne?
• Kontrola i weryfikacja osiąganych celów - w jaki sposób przetestować swoje cele
• Wyznaczanie celów krótkoterminowych i perspektywicznych
• Techniki Planowania i Technika Punktów Kontrolnych

Ćwiczenia:

• Planowanie celu
• Technika punktów kontrolnych
• Cele krótko i długoterminowe – specyfika ich wyznaczania

Zasady zarządzania priorytetami

• Zasada Eisenhowera i Paradoks Pareto. Prawo wyczucia czasu Maxwella.
• Zasady realizacji zadań. Metoda salami, czyli o szczegółowości w wyznaczaniu zadań
• Zadania ABC, procentowy udział w czasie różnych zadań i działań
• IRA czyli Indywidualny Rytm Aktywności

Ćwiczenia:

• Użycie Matrycy Eisenhowera w odniesieniu do własnych działań
• Zasada 80/20 w zarządzaniu priorytetami
• Wykreślanie osobistego IRA
• Praktyczne stosowanie metody ABC

Zarządzanie sobą w czasie a stres

• Jak oszczędzać czas oszczędzając sobie stresu i jak się nie stresować czasem
• Indywidualne i organizacyjne źródła stresu
• Skuteczne zarządzanie stresem w czasie
• Stres menedżerski

Ćwiczenia:

• Model efektywnego planowania bezstresowego w oparciu o linie czasu
• Radzenie sobie ze stresem menedżerskim – metody długofalowe
• Sposoby „na cito” – czyli jak zapobiec stresowi „tu i teraz” (np. Akupresura oczu, Przeformułowanie i inne)

Menedżer skutecznie zarządzający czasem swoim i swoich pracowników

• Planowanie czasu pracowników
• Matryca Von Mansteina – właściwe wybory
• Matryca Zieleniewskiego w zarządzaniu czasem zespołu

Ćwiczenia:

• Planowanie celów z pracownikiem w oparciu o Cykl komunikacyjny
• Zastosowanie Matrycy Zieleniewskiego

Efektywne zarządzanie swoją pracą w planowaniu przebiegu dnia

• Planowanie swoich codziennych zadań a czas
• Jak ustalać priorytety pod względem ich ważności i pilności
• Organizacja pracy poprzez planowanie efektywnych bloków pracy

Ćwiczenia:

• Ćwiczenie „List”

Przeszkody w zarządzaniu sobą w czasie

• Jak realistycznie wbudować swój plan czasowy, z uwzględnieniem tzw. „złodziei czasu” ?
• Wypracowywanie efektywnych strategii przeciwdziałania zakłóceniom w toku pracy
• Jak skutecznie pozbyć się leżących wszędzie karteczek z zanotowanymi „sprawami do zrobienia”
• Identyfikacja złodziei czasu w pracy menedżera
• Złodzieje czasu w kontekście mojej pracy, pracy moich pracowników oraz firmy
• Jak zapobiegać powstawaniu „złodziei czasu”
• Kontrola i wpływ jako czynniki niwelujące powstawanie barier czasowych
• Strategia odkładania spraw na później

Ćwiczenia:

• Radzenie sobie ze Złodziejami Czasu
• Metody walki z odkładaniem i odwlekaniem

Rola menedżera jako delegującego zadania

• Korzyści z delegowania
• Poziomy delegowania
• Przyczyny niedelegowania
• Problemy z delegowaniem i jak je rozwiązywać
• Co należy a czego nie można delegować?

Ćwiczenia:

• Ćwiczenie „Seminarium”

Prowadzenie spotkań z pracownikami a oszczędność czasu

• Wykorzystanie swojej roli moderatora - kto moderuje, ten kontroluje czas i porządek spotkania
• Jak można zastosować sprawdzone w praktyce techniki prowadzenia zebrań – prowadzenie zebrań tematycznych i organizacyjnych
• Jak prowadzić dyskusję i wskazywać uczestnikom rozwiązania i decyzje
• Spotkania zgodne z Cyklem Komunikacyjnym opartym o ROM

Ćwiczenia:

• Case’y. Symulacje rozmów w oparciu o cykl komunikacyjny w kontekście dobrego Zarządzania Czasem

Mieć lub nie mieć czasu – wybór należy do Ciebie

• Jak być swoim własnym „Coach’em czasowym”
• Jak organizować przebieg pracy jako „system elastycznego porządku” i lepiej wykorzystywać rezerwy czasowe
• Wpływ motywacji w zarządzaniu sobą w czasie
• Motywacja wewnętrzna – spójne cele
• Motywacja zewnętrzna – rola menedżera jako delegującego zadania
• Czas jako stresor i sposoby radzenia sobie z czynnikiem stresu
• Równowaga między czasem wolnym i pracą – jak ją uzyskać?
• Modelowanie nowych zachowań

Ćwiczenia:

• ASP - Analiza stylu pracy, wnioski i korekty
• Analiza czasu wolnego (podział czasu na poszczególne zadania a motywacja)
• Na przyszłość : Analiza sposobów w jaki będziemy gospodarować czasem od dziś, krótki przegląd metod antystresowych (opcjonalnie)

Koszt uczestnictwa uzależniony jest od daty zgłoszenia. Przy zgłoszeniu:
od 29-01-2008 do 16-02-2008 - 3295 PLN + 22% VAT
od 17-02-2008 do 04-04-2008 - 3495 PLN + 22% VAT
od 05-04-2008 do 14-04-2008 - 3795 PLN + 22% VAT

Szczegółowe informacje:
Joanna Strzyżewska - Dyrektor działu seminariów
fax: 22 420 55 01